PURWOKERTO, MyInfo.ID – Polemik dokumen pendidikan Wakil Presiden Gibran Rakabuming Raka dinilai memberi pelajaran penting soal tata kelola administrasi pendidikan. Guru Besar Administrasi Pendidikan UIN Prof. K.H. Saifuddin Zuhri Purwokerto, Prof. Dr. Muh. Hizbul Muflihin, M.Pd., menyebut persoalan ini bukan soal selembar kertas, melainkan soal ketelitian dan tanggung jawab dalam menetapkan status kelulusan seseorang.
Hizbul, yang juga Wakil Ketua Pimpinan Daerah Muhammadiyah (PDM) Banyumas, menyampaikan pandangan itu dalam tulisan analisisnya. Ia menegaskan bahwa ulasannya bukan tentang pribadi atau jabatan politik tertentu, melainkan tentang prinsip dasar bagaimana sebuah lembaga memutuskan seseorang sudah lulus atau belum.
Administrasi Tak Sekadar Urus Berkas
Menurut Hizbul, banyak orang mengira administrasi hanya urusan menumpuk formulir dan surat keterangan. Padahal, dalam ilmu administrasi pendidikan, cakupannya jauh lebih luas. Ada perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi, yang semuanya bertujuan menjaga ketertiban, akuntabilitas, dan tercapainya tujuan pendidikan.
Ia merujuk sejumlah pakar. Dalam kajiannya pada 2021, Hizbul sendiri menyebut administrasi sebagai tata kelola yang memadukan manajemen operasional dengan pembinaan karakter. Pengelolaan kurikulum, kesiswaan, dan tenaga pendidik harus akuntabel agar status akademik siswa pasti dan moralitasnya terbentuk.
Suharsimi Arikunto (2008) menekankan pentingnya pencatatan, inventarisasi, dan evaluasi yang tertib. Adapun Suyanto (2009) memandang administrasi sebagai alat pengelolaan strategis untuk mengefisienkan lembaga dan mengangkat mutunya.
“Kesalahan dalam mengelola administrasi dapat menimbulkan persoalan yang jauh lebih besar daripada sekadar kekeliruan penulisan atau kekurangan selembar dokumen,” ujar Hizbul dalam tulisannya dikutip Jumat (13/11/2026). Karena itu, kata dia, administrasi menuntut ketelitian, kepastian, kejujuran, dan tanggung jawab.
Tamat Belajar Berbeda dengan Pernah Sekolah
Hizbul mengingatkan bahwa “tamat belajar” dan “pernah bersekolah” adalah dua hal yang berbeda, baik secara administratif maupun sosial.
Seorang siswa dinyatakan tamat setelah memenuhi syarat penyelesaian program dan kriteria kelulusan. Buktinya berupa dokumen resmi seperti ijazah, didukung transkrip nilai atau rapor. Sebaliknya, orang yang pernah belajar tetapi tidak menuntaskan jenjangnya punya status akademik yang berbeda. Ia punya rekam jejak mengikuti pembelajaran, tetapi belum tentu memenuhi syarat kelulusan.
Perbedaan itu, menurut Hizbul, berdampak pada sisi psikologis dan sosial. Status lulus memberi pengakuan atas perjuangan bertahun-tahun sekaligus rasa percaya diri di lingkungan sosial dan dunia kerja. Orang yang gagal menamatkan pendidikan, entah karena faktor ekonomi, masalah keluarga, atau keterbatasan akademik, bisa menghadapi tekanan psikologis dan sosial.
Meski begitu, kesempatan belajar tidak tertutup. Ia mengingatkan bahwa jalur pendidikan nonformal, termasuk program kesetaraan, tetap tersedia. Justru karena itu, dokumen yang menyatakan seseorang pernah mengikuti pendidikan harus dibedakan tegas dari dokumen yang menyatakan ia telah menyelesaikannya.
Kehadiran, Nilai, dan Kelulusan Tak Sama
Dalam pembahasan dokumen pendidikan luar negeri, Hizbul menjelaskan ada tiga jenis dokumen dengan fungsi berbeda:
- Certificate of Attendance, yang menerangkan keikutsertaan atau kehadiran dalam suatu program.
- Academic Records, yang memuat catatan mata pelajaran dan capaian nilai.
- Explanation of Grades, yang menjelaskan sistem penilaian di lembaga pendidikan tersebut.
Ketiganya punya fungsi administratif masing-masing, tetapi tidak otomatis menjadi bukti kelulusan. Bukti kehadiran tidak bisa langsung dianggap bukti lulus. Catatan nilai pun belum tentu menunjukkan seluruh persyaratan jenjang pendidikan sudah dipenuhi.
Dalam penyetaraan pendidikan luar negeri, kata Hizbul, pertanyaan intinya adalah apakah dokumen yang diserahkan benar-benar membuktikan pemiliknya sudah menyelesaikan jenjang yang hendak disetarakan. Pejabat berwenang pun tidak boleh hanya mengecek keberadaan dokumen secara fisik, tetapi harus memastikan keabsahan, asal-usul, fungsi, dan isinya.
Jika dokumen dasar penerbitan surat keterangan ternyata tidak memenuhi syarat, persoalannya bisa berkembang menjadi masalah hukum administrasi negara. “Di sinilah asas kecermatan dan ketelitian menjadi sangat penting dalam setiap pengambilan keputusan oleh pejabat publik,” tulisnya.
Dua Sisi Dokumen: Administratif dan Substantif
Hizbul membagi penilaian dokumen kelulusan ke dalam dua dimensi yang tak terpisahkan.
Dimensi administratif menyangkut keabsahan, yakni siapa dan lembaga mana yang menerbitkan, apakah penandatangan berwenang, ada tidaknya nomor registrasi, serta kesesuaian dengan aturan.
Dimensi substantif menyangkut isi, yaitu apakah seseorang betul-betul mengikuti seluruh proses pendidikan, memenuhi standar kompetensi, dan menuntaskan semua persyaratan jenjang.
Dokumen yang tampak lengkap secara fisik belum tentu memenuhi syarat secara isi. Sebaliknya, orang yang sudah belajar dan memperoleh capaian akademik tetap membutuhkan pengakuan administratif agar status pendidikannya pasti secara hukum.
Pemeriksaan isi menjadi makin penting dalam penyetaraan ijazah luar negeri, sebab tiap negara punya sistem pendidikan, struktur kurikulum, dan mekanisme kelulusan sendiri. Program matrikulasi, foundation, atau jalur persiapan masuk perguruan tinggi, misalnya, tidak bisa langsung disamakan dengan pendidikan menengah formal tanpa uji kesetaraan. Pemeriksaan pun tak boleh berhenti pada nama program atau jumlah mata pelajaran, tetapi harus menelusuri status lembaga dan bukti penyelesaian pendidikan.
Empat Catatan untuk Lembaga Pendidikan dan Verifikator
Hizbul menilai mencampuradukkan bukti pernah belajar dengan bukti lulus sebagai kekeliruan mendasar yang bisa mengganggu kepastian status akademik seseorang dan menimbulkan masalah hukum di kemudian hari. Ia mengajukan empat catatan:
- Lembaga penerbit harus memastikan setiap surat keterangan berdasar pada data dan bukti yang benar. Ketelitian, menurutnya, adalah kewajiban, bukan pilihan.
- Lembaga penerima wajib memverifikasi secara menyeluruh. Fotokopi atau surat turunan tidak cukup. Dokumen harus dicocokkan dengan dokumen sumber dan dikonfirmasi ke lembaga penerbitnya.
- Penyetaraan pendidikan luar negeri harus transparan dan konsisten. Perbedaan sistem antarnegara perlu dipahami secara proporsional tanpa mengabaikan standar pendidikan nasional.
- Pejabat publik dan penyelenggara seleksi harus menjadikan integritas administrasi bagian dari akuntabilitas. Syarat pendidikan, tegasnya, bukan formalitas pelengkap berkas pencalonan atau jabatan, melainkan wujud pertanggungjawaban terhadap hukum.
Pelajaran Pahit dari Polemik
Di akhir tulisannya, Hizbul menyimpulkan bahwa di balik setiap dokumen ada proses, standar, kewenangan, dan tanggung jawab. Kelulusan, katanya, bukan sekadar pengakuan administratif, melainkan pengakuan atas proses pendidikan yang benar-benar dituntaskan.
“Pernah belajar tidak otomatis berarti telah tamat belajar, dan dokumen yang diterbitkan negara harus selalu dapat dipertanggungjawabkan secara administratif maupun substantif,” tulisnya.
Ia menyebut inilah “mutiara hitam”, pelajaran pahit yang patut dipetik: ketelitian mengelola dokumen adalah bagian dari menjaga martabat pendidikan dan kepercayaan publik kepada negara.
