Untuk menjaga ketertiban dan keamanan, panitia hanya mengizinkan peserta yang memiliki ID Card resmi masuk ke ruang konferensi. Ada empat jenis kartu identitas yang diterbitkan, yakni untuk pemilih, peninjau, peliput, dan panitia.
Sekretaris Panitia, Alkomari, menambahkan bahwa setiap ID Card akan dilengkapi stempel resmi panitia guna mencegah pemalsuan. “Nama dan asal daerah akan tercantum pada kartu, dan hanya mereka yang membawa ID Card yang sah yang dapat memasuki area konferensi,” tegasnya.
Panitia menyiapkan 50 ID Card untuk peliput, dengan ketentuan satu media hanya mendapat satu kartu. Pengambilan kartu dapat dilakukan mulai Jumat, 17 Oktober 2025, di Sekretariat PWI Jawa Tengah, atau langsung di lokasi acara di Auditorium RRI Semarang.
Undangan kepada pemegang suara di kabupaten/kota se-Jawa Tengah telah dikirim melalui masing-masing Ketua PWI daerah. Selain itu, koordinasi juga dilakukan secara daring melalui Zoom Meeting dengan pengurus PWI kabupaten/kota, anggota biasa di Semarang, serta sejumlah pimpinan media pada Rabu, 8 Oktober 2025.
“Siaran pers ini juga menjadi undangan terbuka bagi anggota biasa PWI di Semarang dan sekitarnya untuk hadir dalam konferensi,” ujar Zaenal.
Konferprov PWI Jawa Tengah 2025 akan menjadi forum penting dalam menentukan arah organisasi lima tahun ke depan. Agenda utama adalah pemilihan Ketua PWI Jawa Tengah dan Ketua Dewan Kehormatan PWI Jawa Tengah periode 2025–2030.
